Белка-ниндзя совершает потрясающий прыжок!
Признаки, что тебе нужен личный ассистент, список того, что ему можно делегировать, и набор инструментов для эффективной совместной работы
Сегодня расскажем о роли бизнес-ассистента, как эффективно организовать их сотрудничество и посмотрим, как это делают другие. Личным опытом с нами поделилась исполнительный директор и управляющий партнёр франчайзинговой сети VLAVASHE Дарья Януш и SEO-специалистка WEEEK Виктория Палешко. И даже мнение ассистентки Виктории!
Бизнес-ассистент — это правая, а иногда и левая рука руководителя. Этот человек снимает с руководителя часть рутинных задач.
Глобальная задача руководителя — стратегическое управление. Здесь от его действий зависит, будут ли завтра деньги на зарплаты и выживет ли вообще компания, проект, отдел. Однако есть на руководителе и рутинные процессы — составить график встреч, ответить на почту, контролировать сотрудников. И бытовые вещи, которые вмешиваются в рабочий день: пообедать, записаться к врачу, забрать вещи из химчистки.
В рутинных процессах задач, возможно, даже больше (хоть они и более мелкие) — они-то и занимают большую часть дня. И, что плохо для руководителя, они вынуждают распыляться и сбивают фокус.
Утопая в рутине, пытаясь успеть всё и боясь делегировать, можно забыть что-то крайне важное и в перспективе выгореть.
Народная примета: когда хочется накричать на кофемашину, это к найму ассистента. Ну, или к выгоранию. Если серьёзно, то вот несколько красных флагов, что пора искать помощника:
Если хочешь оптимизировать процессы, сосредоточиться на том, что действительно важно в бизнесе, и дать себе возможность отдохнуть, то пришло время подумать о найме бизнес-ассистента.
В фильме «Стажёр» показана типичная ситуация, когда героине Энн Хэтэуэй, основательнице интернет-магазина одежды, явно нужен был ассистент. Она опаздывала на встречи, почти не спала и толком не ела, жила в стрессе. На самом деле, героине был нужен уже второй ассистент…
Здесь важно провести черту между личным помощником и бизнес-ассистентом.
Личный помощник — это человек, который помогает организовать твои личные задачи: записать к врачу или на массаж, забрать доставку, сдать вещи в химчистку, заказать клининг. Для этой роли не так важно, какое у человека образование, опыт работы. Гораздо важнее человеческие качества и ваша совместимость.
А бизнес-ассистент отвечает за всё, что касается рабочих моментов. Иногда может взять на себя часть личных задач руководителя: заказать такси, записать к врачу, отправить посылку, — но это по договорённости. Главная задача бизнес-ассистента — разгружать тебя по части бизнеса, поэтому к нему могут быть дополнительные требования: образование, знание языков, опыт работы с документацией.
Примеры задач бизнес-ассистента:
А в фильме «Дьявол носит Prada» сама Энн Хэтэуэй была ассистентом, то ли бизнес, то ли личным, то ли просто жертва самодурства
Самое время задуматься, как ты будешь выстраивать общение с будущим ассистентом. Помощник должен упрощать и структурировать работу, а не усложнять её — так что просто сваливать все задачи и процессы в чат не подойдёт.
Вот, какие сервисы помогут выстроить совместную работу с ассистентом:
Мы поговорили с Дарьей Януш, исполнительным директором и управляющим партнёром федеральной франчайзинговой сети VLAVASHE. Дарья поделилась с нами опытом сотрудничества с бизнес-ассистентом.
Ключевая задача Дарьи — управлять операционными процессами каждой открывающейся точки франчайзинговой сети VLAVASHE, курировать партнёров через их руководителей, а также развивать бизнес и делать его прибыльным. Другая сфера деятельности — наставничество. Дарья также ментор и основатель онлайн-школы по управлению ресторанным бизнесом. Таким образом, у неё много рабочих групп и команд, которыми необходимо управлять.
Какие задачи Дарья делегировала ассистенту:
Дарья Януш (VLAVASHE)
Я обратилась за помощью к опытному рекрутёру, чтобы вместе определить, какие задачи делегировать бизнес-ассистенту. Для намеченных задач отлично подходил удалённый формат, поэтому искали ассистента на удалёнку. Сначала обсуждали несколько дней в неделю, но в начале сотрудничества стало понятно — нужен график пять дней в неделю, полный рабочий день. Мой бизнес-ассистент закрывает рабочие задачи и часть личных задач: купить билеты, внести в расписание beauty-процедуры, заказать посылку и переслать её из одной страны в другую
Да, нам потребовалось время, чтобы моя ассистентка привыкла ко мне, чтобы я привыкла к ней. Учитывая удалённый формат работы, на это потребовалось чуть больше времени и, конечно же, такого не достигнешь с первого дня. Нужно давать обратную связь и проговаривать, какой формат подходит, а что нужно доработать. В нашем случае, в начале работы была сложность с транскрибацией совещаний. После не совсем верных транскрибаций, я более чётко сформулировала то, что хотела бы видеть.
Я знаю тех, кому нравится, когда ассистент всё время ездит вместе с ними на встречи, — а у кого-то ассистент платит за парковку, заказывает еду, покупает одежду. У каждого свои ожидания — и это нормально, мы все разные. Важно, чтобы ассистент изначально понимал, какие у вас требования и ему они подходили.
Например, для меня показатель — когда есть больше свободного времени, появляется наглядность в процессах и результатах. Я это вижу и понимаю — деньги потратила не зря.
Вика Палешко - SEO специалиска, которая помогает развивать и растить сайт и блог WEEEK. Кроме нас, у Вики есть другие проекты. Она рассказала, как бизнес-ассистент появился в её жизни, чем помог, и почему они тоже работают в WEEEK.
У меня растёт количество проектов и команд, с которыми нужно взаимодействовать, и параллельно я развиваю свой бизнес.
Виктория Палешко - SEO-специалистка
Недавно я взяла консультацию у руководителя агентства контент-маркетинга. Один из моих вопросов был «Как не сдохнуть? Я тону в операционке, и сил на развитие вообще не остаётся». Ответ был: «Начинай собирать команду и делегировать. Советую начать с бизнес-ассистента».
Консультант мне подсветил, какие задачи я могу передать ассистенту и как освободить время. Через неделю я нашла Ксюшу.
Она помогает:
80% нашей переписки с ассистентом состоит из таких сообщений
Вот, как сложилось у нас:
Задачи сразу стали вести в WEEEK по трём причинам:
А Ксюша сама организовала себе доску. Я туда даже не лезу, только на старте дала критерии:
Вот так выглядит доска бизнес-ассистента внутри WEEEK. Серые ячейки – секретные задачи =)
Мы живём в разных точках мира c Ксюшей и разницей во времени в пять часов. Остановились на одной онлайн-встрече в неделю, а вся остальная наша коммуникация идёт в мессенджере. Я прописала уровень занятости ассистента в вакансии — Ксюшу условия устроили. И привязки ко времени у нас нет — выполнять задачи Ксюша может утром, вечером, на выходных, когда ей удобно. Главное — укладываться в дедлайны.
Я искала ассистента в Telegram-канале . Из десятка похожих сообщений «Здравствуйте. Я по поводу вакансии. Актуально ли?» сразу выделилось сообщение Ксюши. Она подробно описала свой опыт, который почти полностью покрывал описанные мной задачи. Из всех кандидатов я пообщалась только с ней — и в итоге мы начали работать.
Текст вакансии, которую я закидывала на поиск бизнес-ассистента.
Пример одного из откликов на вакансию бизнес-ассистента
Отклик Ксюши на вакансию бизнес-ассистента
Вот советы по поиску ассистента:
Мой главный совет — весь процесс построения совместной работы делегируйте ассистенту. На старте проговорите, что хотите видеть и в каком формате. Дальше — задача ассистента организовать всё.
«Задачи» в экосистеме WEEEK — мой инструмент в работе. Раньше при планировании задач были заметки на телефоне и приложение календаря. Сегодня я уверенно говорю — функций заметок и календаря недостаточно.
В WEEEK задачи легко создаются и редактируются, удобно дополняются второстепенной информацией и всегда перед глазами в полном составе. А самое главное, фичи доски гибкие — и всегда можно настроить её отображение под себя. И я как раз разделила задачи на несколько блоков:
Ещё я поиграла с функциями и настроила отображение подзадач не только в карточке задачи, но и на доске, и использую приоритизацию задач. Когда необходимо следить за дедлайном, устанавливаю даты их старта, а потом те, что пока на паузе, отмечаю синим (то есть ставлю замороженный приоритет) и прочее.
Давай на примере WEEEK разберём, как организовать совместную работу с помощью таск-менеджера.
Начнём с постановки задач и составления расписания. Для этого отлично подойдёт основной сервис WEEEK — Задачи.
Здесь вы с ассистентом сможете планировать расписание и ставить друг другу задачи на день, неделю или месяц. И работать с ними в пяти разных режимах: Неделя, Месяц, Доски, Список и диаграмма Ганта.
Чтобы ассистент контролировал твою загруженность (и наоборот), используйте фильтр по исполнителю. Лайфхак — когда включён такой фильтр, новые задачи будут автоматически назначаться выбранному исполнителю.
Ассистент может использовать и другие фильтры, чтобы напоминать тебе о конкретном типе задач — например, с высоким приоритетом или просроченных.
Если ты используешь в работе онлайн-календари от Google, Яндекс или Apple, то можешь синхронизировать их с WEEEK в настройках аккаунта, раздел Интеграции. Подробные инструкции тут.
Ещё один классный раздел, который пригодится в работе, — База знаний. Это хранилище документов по типу Notion с текстово-блочным редактором.
Здесь ассистент сможет фиксировать для тебя важную информацию: саммари совещаний, полезные ссылки, контакты и другое. А ты, например, можешь прописать регламент совместной работы, который понадобится на старте работы.
![[Токены/Портерты] 101 тролль](https://img3.vombat.su/images/post/big/2024/07/04/17200848533279.jpg?class=max)
Куча пейзажей, сгенерированных в Midjourney по уникальным промтам из ChatGPT. Я взял несколько категорий (тип неба, второй план, деревья и т.д.) и попросил создать ~120 разных промтов. После запустил каждый по 3 раза в Midjourney и выбрал самые лучше.
Скачать вы его можете бесплатно на моём Boosty.
![[Токены/Портерты] 101 тролль](https://img3.vombat.su/images/post/big/2024/07/04/17200848829339.jpg?class=max)
Родившиеся с чудовищным аппетитом, тролли едят всё, что могут поймать и запихнуть в пасть. У них нет никакого общества, о котором стоит упомянуть, но они служат наёмниками у орков, огров, эттинов, карг и великанов. В качестве платы тролли требуют пищу и сокровища. Троллей трудно контролировать, и они делают то, что им заблагорассудится, даже когда работают на более могущественных существ.
Нашёл тут случайно название эмоции, которую я испытываю довольно часто. это "кризализм". Именно так называют то состояние блаженства, которое испытывает человек, находящийся в тёплом и уютном доме во время непогоды за окном.
Считается, что это ощущение восходит к чувствам ребёнка, находящегося в утробе матери. Кризализм способен даже поднять настроение, если перед этим оно было, мягко говоря, не очень. Видимо, настоящую проблему наш мозг видит в грозе и проливном дожде за окном, и в ней как бы сосредоточены все остальные жизненные невзгоды. Так что в этот момент все они остаются как бы "за окном".
О другой эмоции, играющей очень важную роль в жизни каждого из нас, читайте в другой моей статье.
Если вы не любите сумерки - добро пожаловать в наш Краснодарский край. И это я сейчас не про древний сериал...
При всех своих положительных сторонах жизнь в Краснодарском крае имеет такую, на мой взгляд, не очень приятную особенность, как почти полное отсутствие сумерек. От родных и знакомых я знаю, как выглядит смена дня и ночи в средней полосе: сумерки там сохраняются достаточно долго, так что можно вволю погулять в мягкой полутьме. У нас же солнце включается и выключается чуть ли не как лампочка: местные "сумерки" длятся десять - двадцать минут.
Это особенно неприятно зимой, когда темнота наступает практически в пять вечера. Ещё не окончен рабочий день, кто-то ходит по магазинам или по другим делам - а вокруг уже непроглядная тьма. И не стоит полагаться на уличное освещение: за пределами Краснодара и двух или трёх крупнейших городов его в нашем регионе просто нет.
О других "прелестях" жизни в нашем южном краю рассказывает другая моя статья:
Поразительно, как иногда самый тупой и нелогичный ответ на какой-либо серьёзный вопрос оказывается верным. Происходит такое нечасто, но всё же имеет место быть.
Вот, например, почему вымерли динозавры? Нередко различные приколисты (а маленькие дети - и на полном серьёзе) отвечают: потому что они были большие и сильные. Те, кто считает себя экспертом, начинают рассуждать об упавшем на Землю метеорите, климатических изменениях и тому подобных причинах.
Однако современные палеонтологи отвечают на этот вопрос именно так, как и упомянутые приколисты. Метеорит лишь ускорил процесс вымирания (и изменения климата), а сам он происходил из-за другого обстоятельства. Дело в том, что крупные виды динозавров слишком уж усердно уничтожали растительность, и постепенно её стало слишком мало. Из-за огромного роста метаболизм этих животных был не особо быстрым, а жизненный цикл и вовсе медленным: чтобы принести потомство, одному динозавру нужно было взрослеть долгие годы, и при упомянутом недостатке пищи большинство их не доживало до половозрелого возраста. Кроме того, крупные виды динозавров были слишком специализированными в плане рациона и не могли перестроиться на другие виды пищи. То же самое и в отношении хищных видов - и для них еды стало слишком мало.
Кстати, не все динозавры вымерли: по современной классификации нынешние птицы тоже относятся к группе динозавров. Их небольшие размеры позволяли лучше прокормиться, обмен веществ был ускоренным, а малая продолжительность жизни и быстрый жизненный цикл позволяли быстро приносить потомство, приспособленное к малейшим изменениям внешних условий. И пока у крупных динозавров еле как сменится одно поколение, у мелких животных - птиц и млекопитающих - их могло смениться более двадцати. Плюс ко всему мезозойские млекопитающие и ближайшие предки птиц приобрели всеядность. Всё это позволило этим группам животных не только выжить, но и в дальнейшем достичь абсолютного господства на Земле.
Для тех, кто сильно увлекается странными (и не очень) вымершими животными, могу предложить еще несколько своих статей:
